Информационный каталог цифровой и компьютерной техники

В компаниях, где довольно часто требуется закупать и заказывать у поставщиков оборудование, не обойтись без современной системы учета и контроля IT инфраструктуры. Этот контроль должен начинаться уже с самых первых этапов:
 

•  - формирование заказа на оборудование, указание количества и стоимости объектов
•  - оприходование заказа и занесение бухгалтерской информации, прикрепление счетов-фактур и накладных
•  - занесение полученных объектов в базу учета оборудования
   

Многие компании совершают ошибку и не учитывают эти этапы жизни оборудования. Вместо этого оборудование заносится в программу учета вручную уже после того как поступает на рабочее место сотрудника. Это приводит к тому, что в истории объектов теряется важная информация:
 

•  - кто был инициатором закупки оборудования, и кто делал заказ
•  - какая компания оплачивала этот заказ оборудования
•  - как долго поставщик доставлял оборудование по заказу
•  - Кто принимал оборудование и закрывал заказ
   

Вся эта информация позволяет в дальнейшем очень быстро и точно сообщить заинтересованным лицам всю предысторию объектов учета.
 

Естественно, модуль учета заказов оборудования должен быть единым целым с основной программой для учета техники. Именно так и обстоит дело с программой IT Invent. Среди различных функциональных модулей программы, есть так же модуль учета заказов поставщикам.

При формировании заказа пользователь указывает основные параметры:

•  - компания, оплачивающая заказ оборудования
•  - филиал, в который поставщик должен привезти оборудование
•  - название компании поставщика оборудования

Далее необходимо набрать строки заказа, выбирая тип и модель необходимого оборудования и указывая требуемое количество. После сохранения, созданный заказ принимает статус "Открыт" и ожидает физической поставки оборудования. Когда заказ был доставлен, ответственное за учет оборудования лицо принимает его в системе учета. Для этого производится поиск соответствующего заказа, и оприходования его с помощью одной кнопки. При этом если по каким-либо причинам поставщик не смог привести сразу всё оборудование, то заказ можно принять частично, оставив поле "Принято" пустым для соответствующих строк.

После того, как количество заказанного и принятого оборудования будет одинаковым - можно закрывать заказ. При этом в базе данных системы учёта будут автоматически созданы новые записи оборудования в количестве указанном в заказе. У созданных объектов учета уже будут заполнены все основные параметры, а так же будет постоянная связь с тем заказом, из которого они были созданы. Это позволит очень быстро находить все записи оборудования, зная номер заказа.

Подобная методология позволяет вывести учет оборудования на предприятии на новый уровень и гарантировать прозрачность всех поступлений техники на предприятие. С другими модулями и функционалом программы IT Invent можно ознакомится на сайте: http://it-invent.ru

Там же можно почитать документацию, скачать дистрибутив программы и начать вести современный учет компьютерной техники.